Fino all’introduzione delle modalità di conservazione su supporto digitale, il documento cartaceo Docfa, composto dai modelli D1, 1N o 2N, elaborato planimetrico, elenco subalterni e planimetrie, è acquisito e conservato in una busta, unitamente al duplicato della ricevuta di presentazione.
Sulla busta vanno riportati, il Comune, gli identificativi delle unità immobiliari contenute e la data e numero di protocollo di presentazione.
Al fine di non creare impatto sull’archivio storico le modalità di archiviazione degli atti pervenuti con procedura Docfa, che rappresentano comunque documenti in formato digitale disponibili sul sistema informativo generale, devono essere conservati in ordine per:
Comune, ordinati per eventuale sezione, foglio e particella catastale e numero di subalterno ovvero per data e numero di protocollo;
per cronologia di protocollo, prescindendo dalla suddivisione per Comune.
In caso di particolari criticità connesse alla dimensione degli archivi correnti, è consentito stralciare dalla busta i modelli 1N e 2N, i quali devono comunque essere conservati, con modalità tali da consentire l’eventuale consultazione.
Per la verifica della rendita proposta, in sede di dichiarazione degli atti di aggiornamento, si ricorda che gli Uffici hanno 12 mesi di tempo per procedere agli accertamenti imposti dalle norme o comunque ritenuti necessari.
Le verifiche sugli atti di aggiornamento sono svolte nei limiti quantitativi previsti dalla pianificazione annuale secondo criteri casuali e deterministici.
In relazione alle innovazioni disponibili con le attuali procedure informatiche, che consentono la selezione in automatico del campione deterministico, le attività di controllo dell’Ufficio sono prioritariamente svolte su questo campione, che può essere “personalizzato”, con percentuali desiderate in relazione ai flussi di aggiornamento e potenzialità operative dell’Ufficio, ed esteso ad altre tipologie con le modalità di seguito indicate.