Le segnalazioni dei Comuni prodotte ai sensi dell’art. 34-quinquies citato sono inviate dai Comuni territorialmente competenti mediante archivi in formato “XML”.
A causa di eventuali ritardi con i quali gli Enti locali possono presentare le proprie segnalazioni, può verificarsi il caso in cui le medesime si riferiscano a unità immobiliari già controllate e verificate dall’Ufficio. Al fine di garantire comunque la completa evasione delle segnalazioni pervenute, l’Ufficio dovrà verificarle e trattarle tutte entro il terzo mese successivo alla data di arrivo sul sistema informativo catastale.
Possiamo distinguere tre diverse fattispecie di segnalazioni:
segnalazioni pervenute nei termini: sono quelle segnalazioni relative a unità immobiliari presenti in documenti Docfa riferiti ad un mese ancora da sottoporre a verifica.
segnalazioni tardive relative a unità immobiliari non controllate: sono quelle segnalazioni relative a unità immobiliari presenti in documenti Docfa riferiti ad un mese già sottoposto a verifica, escluse dal campione verificato e che presentano ancora il classamento proposto dalla parte;
segnalazioni tardive relative a unità immobiliari accertate: sono quelle segnalazioni relative a unità immobiliari già accertate dall’Ufficio o alle quali è stato confermato il classamento proposto per decorrenza dei termini.
Per la fattispecie di cui al punto 1 tutte le unità immobiliari interessate da segnalazione vengono automaticamente inserite nel campione da sottoporre a controllo. Sull’interrogazione del contenuto delle segnalazioni e sulla loro evasione si fa riferimento a quanto descritto nel paragrafo 6.2.4.
Per individuare le unità immobiliari interessate dalla fattispecie 2, si utilizzano le funzionalità descritte nel paragrafo precedente per il trattamento delle unità immobiliari non confluite nel campione sottoposto al controllo. La ricerca, da effettuare mensilmente al termine delle attività di verifica ordinarie, si effettua accedendo dal menù Interrogazioni/unità immobiliari e impostando il periodo di registrazione e le opzioni “u.i. da classare escluse dal campione” e “con segnalazioni”, impostando debitamente il periodo temporale di ricerca.
Anche per individuare le unità immobiliari interessate dalla fattispecie 3, si utilizzano le funzionalità descritte nel paragrafo precedente per il trattamento delle unità immobiliari non confluite nel campione sottoposto al controllo. Alla funzione si accede attraverso le voci di menù Interrogazioni/unità immobiliari e impostando adeguatamente il periodo di registrazione e l’opzione “u.i. già classate con segnalazione d’incoerenza successiva”.
Se l’esame dell’incoerenza comporta una nuova attribuzione del classamento, questa operazione deve essere effettuata predisponendo una nota di variazione di classamento d’ufficio, utilizzando l’applicativo “Funzioni d’ausilio”.
Mentre per la fattispecie di cui al punto 1 la gestione degli esiti dei controlli per il Comune è già integrata nelle funzioni di gestione del campione, per quelle di cui ai punti 2 e 3 le risposte alle segnalazioni devono essere predisposte accedendo alla specifica funzione attraverso le voci di menù Interrogazioni\Segnalazioni Comuni. I criteri di ricerca a disposizione sono il Comune e il periodo di fornitura delle segnalazioni. Impostata la ricerca il sistema propone tutte le forniture inviate nel periodo. Per ogni fornitura è possibile interrogare tutte le segnalazioni presenti e predisporre le risposte per ogni segnalazione di incoerenza. E’ possibile effettuare anche una ricerca puntuale per singolo numero di protocollo della pratica Docfa.
Ad inizio di ogni mese il sistema raccoglie in automatico le risposte alle segnalazioni evase dall’ufficio nel mese precedente, e ne da evidenza ai Comuni competenti, tramite l’infrastruttura denominata “portale dei comuni”.