Qualora l’Ufficio, in relazione ad una eventuale insufficiente dotazione di risorse umane, non sia in condizione di effettuare i controlli a tappeto su tutta la documentazione in ingresso, deve mettere in atto controlli a campione, con i seguenti criteri casuali e deterministici, con frequenza mensile.
Le verifiche a campione devono essere svolte secondo i seguenti criteri.
Quelle casuali riguardano almeno il 5% di tutti i documenti in ingresso ed almeno dieci documenti per ogni operatore che effettua i controlli preliminari di cui al paragrafo n.1. A tale fine si evidenzia che sono disponibili nel menù “Statistiche Docfa” molteplici funzioni di ausilio per selezionare il campione in esame.
Gli accertamenti di natura deterministica devono invece riguardare tutti gli atti di aggiornamento di cui alle tipologie riportate alle lettere a), b), c), d) nel precedente paragrafo 2. A tale fine, in fase di accettazione, l’operatore provvede a segnalare tra i documenti in ingresso quelli da sottoporre a questo tipo di verifica. Ovviamente tale segnalazione non è vincolante per il responsabile dell’attività cui, in base all’organizzazione interna, è attribuita tale competenza.
Le pratiche così selezionate, dal responsabile dell’attività, sono assegnate ai tecnici per i controlli e gli accertamenti di competenza. Il risultato dei controlli sulle pratiche esaminate deve essere sempre attestato con la firma del tecnico che ha effettuato la verifica e del responsabile dell’attività.
Anche in questo caso il Direttore dell’Ufficio disciplina con apposito provvedimento l’organizzazione dell’ intera attività di controllo e validazione delle rendite: operatori, funzioni (frontoffice e back-office), il/i responsabile/i dell’intera attività e definisce i limiti qualitativi e quantitativi atti all’individuazione delle unità immobiliari ricadenti nelle fattispecie elencate ai precedenti punti a), b), c), d).