Sono quelli che vanno eseguiti in ogni caso, in front-office, in modo del tutto indipendente dal modello dei controlli di merito adottati dall’Ufficio.
L'operatore che riceve la pratica allo sportello esegue i controlli di natura formale, su tutti i documenti in ingresso, tra i quali assumono rilevanza:
la leggibilità del supporto informatico;
il controllo antivirus;
la completezza degli elaborati cartacei;
la presenza di errori formali riconosciuti in automatico dalle procedure;
la presenza delle firme delle parti e del tecnico incaricato (con apposizione del relativo timbro), laddove le stesse sono previste;
la corrispondenza fra il codice stampato sul documento e quello contenuto nel dischetto.
Qualora l’atto di aggiornamento risulti incompleto deve essere restituito all’utente, senza eseguire l’operazione di protocollazione, affinchè lo stesso apporti le necessarie integrazioni. In ogni caso sarà fornita all’utente la necessaria assitenza per rimuovere le cause di errore.
Superato il controllo preliminare concernente la completezza dell’atto, l’operatore effettua i seguenti ulteriori riscontri su:
la coerenza delle intestazioni;
la leggibilità delle immagini raster o vettoriali;
la presenza di errori formali riguardanti:
la corretta attribuzione degli identificativi, della zona censuaria e della eventuale sezione urbana per il foglio trattato, corrispondenti a quelli desumibili dalla banca dati o indicati nell’allegato tipo mappale se si tratta di un nuovo accatastamento;
l’esatta descrizione dei poligoni per il calcolo delle superfici, in conformità a quanto disposto dal D.P.R. n.138/1998 e a quanto indicato nell’allegato tecnico alla circolare 9T/2001;
la corretta indicazione della scala di rappresentazione;
la presenza del simbolo di orientamento;
l’indicazione dell’altezza dei vani;
l’indicazione del vano “cucina” e della destinazione dei locali “accessori” (bagno, ripostiglio, cantina, come previsto dalle istruzioni);
la corretta indicazione dei piani;
la corretta rappresentazione delle corti esclusive senza, cioè, interruzione delle linee di confine e quindi della loro estensione;
l’utilizzo di un unica scala di rappresentazione all’interno di una singola scheda; (si veda quanto indicato alla pag 12 della circ. 9T/2001).
l’impropria rappresentazione nella planimetria di retinature, arredi, di elementi architettonici o informazioni; (es. non devono essere indicati i nominativi dei confinanti, bensì i numeri di mappa e/o le diciture “altra u.i.u.”);
la corretta redazione dell’elaborato planimetrico e/o dell’elenco subalterni nei casi in cui è obbligatoria la presentazione;
la corretta indicazione della causale di dichiarazione di variazione e l’utilizzo, per quanto possibile, delle causali già codificate (si veda a tale proposito quanto indicato alla pag 10 della circ. 9T/2001);
la presenza in banca dati dell’unità immobiliare in trattazione, nei casi di dichiarazione di variazione, in uno stadio coerente con la proposta di aggiornamento.