L'operatore che riceve la pratica allo sportello esegue i controlli di natura formale e di natura informatica, tra i quali assumono rilevanza: quelli già indicati nella Circolare n° 1/2004, di seguito riportati:
la leggibilità del supporto informatico;
il controllo antivirus;
la completezza degli elaborati cartacei;
la presenza di errori formali riconosciuti in automatico dalle procedure;
la presenza della firma delle parti e del tecnico incaricato (con apposizione del relativo timbro), laddove le stesse sono previste;
la corrispondenza fra il codice stampato sul documento e quello contenuto nel dischetto.
Qualora l’atto di aggiornamento non superi i suddetti controlli viene restituito all’utente senza eseguire l’operazione di protocollazione, affinché lo stesso apporti le necessarie integrazioni. In ogni caso sarà fornita all’utente la necessaria assistenza per rimuovere le cause di errore.
Superato il controllo preliminare concernente la completezza dell’atto, l’operatore effettua i seguenti ulteriori riscontri:
la coerenza delle intestazioni;
la leggibilità delle immagini raster o vettoriali;
la presenza di errori formali riguardanti:
la completa attribuzione degli identificativi, della zona censuaria e della sezione per il foglio trattato corrispondenti a quelli desumibili dalla banca dati o indicati nell’allegato tipo mappale se si tratta di un nuovo accatastamento;
l’esatta descrizione dei poligoni per il calcolo delle superfici, in conformità quanto disposto dal D.P.R. n.138/98 e da quanto indicato nell’allegato tecnico alla circolare n. 9T/01 ;
la corretta indicazione della scala di rappresentazione;
la presenza del simbolo di orientamento;
l’indicazione dell’altezza dei vani;
l’indicazione del vano “cucina” e della destinazione dei locali accessori (bagno, ripostiglio, cantina, ecc. come previsto dalle istruzioni);
la corretta indicazione dei piani;
la corretta rappresentazione della corte esclusiva senza interruzione delle linee di confine che delimitano la sua estensione;
l’utilizzo di un unica scala di rappresentazione all’interno di una singola scheda (si veda quanto indicato alla pag 12 della circ. n. 9T/01);
l’impropria rappresentazione nella planimetria di retinature, arredi, elementi architettonici o informazioni (non devono essere indicati i nominativi dei confinanti, bensì i numeri di mappa e subalterni e/o la dicitura “altra u.i.”);
la corretta redazione dell’elaborato planimetrico e/o dell’elenco subalterni nei casi in cui è obbligatoria la presentazione;
la corretta indicazione della causale di dichiarazione di variazione e l’utilizzo, per quanto possibile, delle causali già codificate (si veda a tale proposito quanto indicato alla pag 10 della circ. 9T/01);
la presenza in banca dati dell’unità immobiliare in trattazione, nei casi di dichiarazione di variazione, in uno stadio coerente con la proposta di aggiornamento.
In caso di carenza di personale con qualifica tecnica specialistica da adibire all’accettazione, i suddetti controlli possono essere affidati anche ad altro personale, purché opportunamente assistito da uno o più tecnici di turno, che possano dirimere eventuali dubbi interpretativi/operativi.
Ciascun tecnico di turno, deve prestare servizio in prossimità degli sportelli di accettazione, e può coordinare più unità di personale.
In relazione ai predetti controlli si rappresenta che sono in corso specifiche analisi finalizzate a contenere i tempi di lavorazione attraverso l’adozione di procedure idonee ad eseguire la maggior parte dei controlli medesimi in via automatica.
Fino a quando le richiamate procedure non sono rese disponibili, nei casi di comprovata impossibilità di garantire tempi di attesa ragionevoli per l’accettazione dei documenti, e, segnatamente, per quegli uffici in cui l’afflusso sia particolarmente elevato rispetto alla potenzialità operativa disponibile, il controllo di cui alla lettera b), da operare tramite l’utilizzo del pacchetto Docfa 3 e che, peraltro, risulta essere il più oneroso, può essere differito ad una fase successiva. Tale circostanza deve essere puntualmente disciplinata con un provvedimento del Direttore dell’Ufficio, in cui siano indicati periodi e modalità di differimento della verifica dei poligoni per il calcolo delle superfici. Detto provvedimento è sottoposto all’approvazione del Direttore regionale. Anche al di fuori dei periodi temporali suddetti, qualora l’afflusso dei documenti in ingresso provochi un insostenibile dilatarsi dei tempi di attesa degli utenti, il responsabile dell’attività può disporre la sospensione dei controlli medesimi. I giorni in cui è disposto il differimento sono annotati in uno specifico documento, utile alla verifica della corretta attuazione del più volte citato provvedimento che disciplina l’intera attività. Il responsabile dell’attività verifica che i controlli differiti in back office siano effettuati, in ordine cronologico di presentazione delle pratiche e nel più breve tempo possibile.
Resta inteso che i documenti non completamente controllati nella fase di trattazione, devono essere annotati con una specifica dicitura attestante la parzialità dei controlli eseguiti e tenuti in evidenza per la successiva trattazione in back office, prima dell’archiviazione definitiva.
In nessun caso la mancata corrispondenza della rendita proposta con quella “automatica” (anche se dovuta ad una diversa consistenza) può costituire motivo di rifiuto in sede di presentazione dell’atto di aggiornamento.
Nel caso in cui i controlli sopra detti diano esito positivo, l’operatore provvede mediante la procedura informatica alla validazione del file relativo all’atto di aggiornamento, anche con riferimento alla banca dati catastale e, in assenza di incoerenze segnalate dal sistema, procede alla liquidazione ed alla riscossione dei tributi e delle eventuali sanzioni connesse alle attività svolte nell’ambito del “ravvedimento operoso”. Provvede quindi alla registrazione del documento tramite l’applicazione di aggiornamento ed alla sottoscrizione in modo leggibile e negli appositi spazi, della ricevuta di presentazione e del modello cartaceo.
Nel caso di presenza di errori formali, l’operatore compila la scheda di mancata accettazione DOCFA (vedi modello allegato), motivando le ragioni del rifiuto, e la sottopone alla firma del responsabile dell’attività.
La scheda firmata è protocollata con un nuovo numero, ottenuto direttamente dall’applicazione protocollo catastale come “Richiesta Docfa”, e nel contempo è restituita unitamente alla dichiarazione Docfa ed ai relativi allegati.
Contestualmente alla restituzione della documentazione si provvede allo scarico del protocollo della richiesta. Successivamente il professionista ripresenta il documento Docfa debitamente corretto, che verrà trattato con la stessa prassi procedurale precedentemente descritta.
Nel caso di documento presentato oltre il termine previsto dalle vigenti disposizioni e qualora non ricorrano i presupposti per il ricorso al “ravvedimento operoso”, l’operatore, accettata la dichiarazione, appone nella stessa la dicitura “verifica sanzione” e attiva nel contempo gli adempimenti richiamati nella circolare n. 2 del 17.04.2002.
L’anno in cui sono terminati i lavori dell’immobile oggetto di dichiarazione di nuova costruzione, ovvero, di variazione può desumersi dal mod. 1N parte seconda. In caso di dichiarazione di variazione, la data completa è rilevabile anche dal frontespizio del mod. D1.