Per assicurare la trasparenza e l’imparzialità nell’espletamento dell’azione amministrativa dell’intero processo, i Direttori degli Uffici devono porre in essere tutte le azioni organizzative che garantiscano un’equa distribuzione degli atti di aggiornamento presentati, finalizzata ad evitare fenomeni di “canalizzazione” di atti predisposti dallo stesso professionista ed accettati e/o trattati dallo stesso tecnico di Ufficio.
I Direttori devono accertare con cadenza almeno trimestrale il verificarsi delle condizioni di equa e casuale ripartizione fra il Personale tecnico dell’Ufficio degli atti di aggiornamento pervenuti.
A tale proposito, si segnala che la procedura di monitoraggio permette al Direttore di verificare la percentuale di documenti registrati o verificati dal singolo tecnico dell’Ufficio rispetto al totale dei documenti presentati da uno specifico professionista esterno. La procedura informatica permette, inoltre, di evidenziare tutti gli scostamenti significativi dai valori attesi.
Nei casi in cui si riscontrino rilevanti scostamenti, i Direttori accertano l’eventuale sussistenza di concreti motivi a giustificazione delle anomalie rilevate dandone evidenza nella relazione di cui al successivo paragrafo 8.
In caso contrario, eseguite le necessarie verifiche ed approfondimenti, il Direttore deve:
attuare le opportune azioni di salvaguardia atte a garantire il corretto operato dell’Ufficio;
sanzionare i comportamenti non conformi alle disposizioni e norme vigenti.
Sempre in relazione alle funzioni di monitoraggio finalizzate alla verifica dell’equa e casuale distribuzione degli atti di aggiornamento, si precisa che per garantire la corretta verifica del fenomeno, nella selezione dei dati è possibile, per la sola fase di accettazione, discriminare gli atti pervenuti in front-office da quelli pervenuti in modalità telematica.