Il Personale che riceve la pratica allo sportello esegue i controlli di natura formale e di natura informatica, tra i quali assumono rilevanza quelli già indicati nella Circolare n. 1/2004, di seguito riportati:
la leggibilità del supporto informatico;
il controllo antivirus;
la completezza degli elaborati cartacei;
la presenza di errori formali riconosciuti in automatico dalle procedure;
la presenza delle firme delle parti e del professionista esterno incaricato (con apposizione del relativo timbro), laddove le stesse sono previste;
la corrispondenza fra il codice di
riscontro stampato sul documento cartaceo e quello contenuto nel documento
elettronico consegnato su supporto informatico.
Qualora l’atto di aggiornamento non superi i suddetti controlli viene restituito al professionista esterno senza eseguire l’operazione di protocollazione, affinché lo stesso apporti le necessarie integrazioni. In ogni caso deve essere fornita la necessaria assistenza per rimuovere le cause di errore formale.
Qualora l’atto di aggiornamento superi il controllo preliminare concernente la completezza dell’atto, il Personale preposto effettua gli ulteriori riscontri compresi nella check–list di cui all’Allegato n. 1, che concernono le seguenti tipologie di verifiche:
• CONTROLLI CATASTALI;
• CONTROLLI PLANIMETRICI;
• CONTROLLI SUL CLASSAMENTO;
per ciò che riguarda il “controllo sul classamento” si ricorda che:
in tale fase vengono effettuate sul sistema le segnalazioni di unità immobiliari urbane da inserire nel campione di unità immobiliari da sottoporre alla successiva fase di verifica e controllo del classamento di cui al successivo paragrafo 6.2.;
in nessun caso la mancata corrispondenza
della rendita proposta dal professionista esterno con quella proposta
automaticamente dal sistema (anche se dovuta ad una diversa consistenza)
può costituire motivo di rifiuto in sede di presentazione dell’atto
di aggiornamento);
CONTROLLI
SUGLI INDIRIZZI;
il “controllo sugli indirizzi” avviene attraverso le nuove funzionalità
presenti nella procedura di gestione della “toponomastica” e nella
procedura di “aggiornamento” dei documenti Docfa che permettono il
riconoscimento ed il collegamento del toponimo associato alla singola
unità immobiliare urbana a quelli presenti nella banca dati contenente
gli stradari comunali, denominati “thesaurus”.
Qualora il toponimo associato alla singola unità immobiliare menzionata
nel documento di aggiornamento non è presente negli stradari pubblicati
(o non è stato trovato dal professionista esterno) ed è stato, quindi,
compilato manualmente, in fase di controllo, la procedura provvede
ad associare ad esso un codice “transitorio”.
Il Personale preposto:
verifica la presenza del toponimo dichiarato negli stradari “thesaurus” o anche tra le strade “provvisorie”;
modifica la dizione del toponimo dichiarato attraverso il collegamento ad una strada riconosciuta dal sistema, sia pure con carattere di provvisorietà. Qualora nessuno dei toponimi messi a disposizione del thesaurus sia utilizzabile, ancorché in via provvisoria, il Personale preposto procede ad accettare la nuova denominazione tra le denominazioni proposte.
Non è motivo di rifiuto un documento Docfa che contenga dati di toponomastica non codificati nonostante la denominazione sia presente negli stradari codificati. In tal caso, il Personale preposto codifica correttamente la denominazione impropriamente indicata.
L’Ufficio, nel caso venga informato dell’esistenza di nuove strade assenti nei “thesaurus” deve, attraverso la procedura di “gestione della toponomastica”, inserire una nuova strada, con carattere di provvisorietà.
In caso di carenza di Personale con profilo tecnico da adibire all’accettazione, tutti i suddetti controlli possono essere affidati anche ad idoneo Personale di profilo amministrativo le cui proposte, sono validate dal Personale tecnico di riferimento, secondo le disposizioni emanate dal Direttore dell’Ufficio.
In relazione all’esito dei controlli compresi nella check-list di cui all’Allegato n. 1, il documento, può essere accettato o rifiutato predisponendo per esso mediante il sistema informatico una “scheda di rifiuto”, secondo le modalità in seguito precisate.
Nel caso in cui i controlli sopra detti diano esito positivo, il Personale preposto provvede mediante la procedura informatica alla:
VALIDAZIONE del file relativo all’atto di aggiornamento, anche con riferimento alla banca dati catastale;
REGISTRAZIONE del documento.
Il sistema genera automaticamente un “protocollo di registrazione” ed un “protocollo di cassa”.
Il Personale preposto:
procede alla liquidazione ed alla riscossione dei tributi e delle eventuali sanzioni connesse alle attività svolte nell’ambito del “ravvedimento operoso”;
firma in modo leggibile e negli appositi spazi la “ricevuta di presentazione” prodotta e la duplice copia della documentazione cartacea presentata dal professionista. Tale ultima documentazione può essere presentata in un unico esemplare, allorché non necessita la copia di cui all’art. 24, comma 4, del DPR 6 giugno 2001, n. 380;
restituisce al professionista esterno una copia della “ricevuta di presentazione”, la ricevuta di cassa e la seconda copia della documentazione cartacea, se presentata;
archivia
agli atti di Ufficio la copia per della documentazione cartacea con
le modalità di cui al successivo 6.2.
Quando al front-office è preposto Personale amministrativo il documento
cartaceo, conservato agli atti d’ufficio, è siglato anche da Personale
tecnico cui fare riferimento.
Ai fini della verifica della sussistenza dei presupposti per il ricorso al “ravvedimento operoso”, il Personale preposto, accettata la dichiarazione, appone nella stessa, la dicitura “verifica sanzione” e attiva nel contempo gli adempimenti richiamati nella circolare n. 2 del 17.04.2002.
L’anno in cui sono terminati i lavori dell’immobile oggetto di dichiarazione di nuova costruzione, ovvero, di variazione può desumersi dal mod. 1N parte seconda. In caso di dichiarazione di variazione, la data completa è rilevabile anche dal frontespizio del mod. D1.
La procedura di “Gestione del workflow Docfa” effettua, in automatico, il controllo tra la data di presentazione e quella di fine lavori, ove presente e in tal caso, segnala che la presentazione dell’atto è superiore ai 30 giorni previsti.
Nel caso in cui i controlli, di cui all’Allegato 1, diano esito negativo il Personale preposto all’accettazione/trattamento, predispone sul sistema la “scheda di rifiuto” e la rende disponibile al “responsabile accettazione Docfa”.
Il “responsabile accettazione Docfa” valuta i motivi di rifiuto proposti e:
nel caso in cui condivide i motivi di rifiuto provvede a:
validare informaticamente la “scheda di rifiuto”, che viene automaticamente protocollata dall’applicativo protocollo catastale come “Richiesta Docfa”;
stampare, firmare e rilasciare la “scheda di rifiuto” unitamente alla dichiarazione Docfa ed ai relativi allegati al professionista esterno, se presente fisicamente.
Ovvero, rende disponibile sul sistema la pratica al Personale proponente il quale provvede a:
stampare una copia della “scheda di rifiuto”, dalla quale risulta il nominativo del “responsabile accettazione Docfa” che ha validato il rifiuto;
firmare la copia della “scheda di rifiuto”;
rilasciare la copia firmata della “scheda di rifiuto” al professionista esterno unitamente alla dichiarazione Docfa ed ai relativi allegati.
Il protocollo catastale relativo al documento presentato è automaticamente scaricato dal sistema.
nel caso in cui non condivide i motivi di rifiuto provvede a:
validare e registrare direttamente con proprie funzionalità sul sistema il file per renderlo disponibile al Personale dell’accettazione per l’esecuzione delle successive operazioni;
rendere disponibile sul sistema il file al Personale dell’accettazione per il trattamento degli atti ed il completamento del processo secondo le modalità già menzionate.
L’Ufficio non deve conservare alcuna copia cartacea dei documenti rilasciati poiché essi vengono archiviati digitalmente. Le “schede di rifiuto” non vengono conservate ma sono riproducibili con interrogazione sul sistema, con data non anteriore ai precorsi dodici mesi.