La presente procedura disciplina le attività e le modalità di accettazione delle dichiarazioni di nuova costruzione e di variazione delle unità immobiliari, corredate delle informazioni di natura metrica e dei relativi elaborati grafici, prodotte secondo le caratteristiche ed i formati previsti dal software Docfa ed il conseguente aggiornamento della banca dati e le correlate attività di controllo contestuale o differito sugli atti di aggiornamento presentati.
I passi operativi di cui alla presente procedura sono eseguiti mediante l’uso, limitatamente alle sole funzionalità di interesse, delle seguenti procedure informatiche, vigenti presso gli Uffici Provinciali:
Procedura “Aggiornamento”;
Procedura “Accertamento”
Procedura “Protocollo”
Procedura “Elenchi”;
Procedura “Cassa”;
Procedura “Toponomastica”.
Il Direttore dell’Ufficio pone in essere tutte le misure organizzative più idonee a garantire l’adeguata tempestività nei confronti dell’utenza, nonché l’efficienza delle operazioni di back-office.
Per quanto riguarda l’accettazione dei documenti e le operazioni di cassa, si citano a titolo esemplificativo e non esaustivo:
sistemi elimina code;
sportelli differenziati per numero di richieste presentate;
sportelli differenziati per tipologia di utenza;
sportelli dedicati ad utenti con atti di aggiornamento particolarmente onerosi per il numero elevato di unità immobiliari urbane da trattare o per la tipologia di unità immobiliari urbane (es. categorie speciali);
sportelli dedicati alla trattazione degli atti su prenotazione.
Le misure di cui ai precedenti punti (o eventuali ulteriori misure analoghe) devono essere assunte con apposito ordine di servizio del Direttore dell’Ufficio. In detto provvedimento sono inoltre specificate le relative caratteristiche qualitative e quantitative per l’accesso al servizio (es. n. unità immobiliari urbane a pratica, n. di pratiche a utente, ecc.).
Tutte le disposizioni aventi impatto con l’organizzazione del servizio all’utenza devono altresì essere possibilmente concordate, in via preventiva, con gli ordini ed i collegi professionali interessati e, comunque, opportunamente divulgate ai fini dell’organizzazione di un servizio trasparente ed efficiente.