Tutti i dati sopra richiamati devono essere obbligatoriamente forniti affinché possano essere sviluppate le conseguenti attività.
A tal fine pertanto i Comuni provvedono a trasmettere, con cadenza mensile, agli Uffici provinciali dell’Agenzia del Territorio i files di fornitura che saranno individuati anche in base alla data di inoltro.
Più in generale saranno acquisite a sistema in automatico, e quindi senza aggravio di tempo per l’Ufficio, le seguenti date:
la data di riferimento: coincidente con la data di avvenuta notifica, presente all’interno dei dati relativi a ciascuna segnalazione;
la data di invio: coincidente con la data di ultima modifica del file inviato;
la data di ricezione: coincidente con la data di acquisizione a sistema del file.
E’ appena il caso di rilevare che i citati riferimenti temporali non rispecchiano esattamente la cronologia dell’effettivo svolgimento delle operazioni di consegna e ricezione. Inoltre, poiché non è rilevabile a sistema il lasso di tempo intercorrente fra la data di chiusura del file da parte del Comune e di effettiva consegna all’Ufficio e la data di registrazione nel sistema dell’Agenzia, potrebbero ingenerarsi dubbi sugli effettivi tempi di evasione. Nel caso di contestazione è, comunque, sempre possibile risalire alla esatta data di presentazione attraverso la data di protocollazione del documento accompagnatorio (nota cartacea, e-mail, ecc).
Dopo il primo invio, le successive comunicazioni saranno effettuate entro il 5° giorno di ciascun mese, e con le stesse, oltre a indicare nuove unità immobiliari oggetto di notifica, potranno essere riportati eventuali esiti di precedenti segnalazioni.
L’aggiornamento del file da parte del Comune potrà evidenziare un esito negativo della richiesta attraverso l’indicazione della revoca dell’atto notificato al soggetto obbligato e quindi la mancata necessità da parte dell’Ufficio di produrre l’accertamento surrogatorio o un esito positivo attraverso la chiusura del procedimento posizione segnalata (in quanto l’adempimento della parte è in linea con le variazioni edilizie oggetto di segnalazione comunale) ovvero una richiesta di verifica con eventuale dell’ azione di surrogazione dell’Ufficio, qualora il documento tecnico di aggiornamento pervenuto non soddisfi la richiesta di aggiornamento attesa dal Comune.
L’ esito comunale della richiesta è impostato come campo codificato:
Negativo: Annullamento per inesattezza nei dati;
Negativo: Annullamento per inesistenza dei presupposti della violazione;
Negativo: Recesso per altri motivi, entro i termini;
Positivo: Posizione chiusa per esito ricevuto uguale esito atteso
Positivo: Segnalazione da evadere mediante intervento dell’Ufficio per esito ricevuto diverso da esito atteso.
Il campo prevede anche uno spazio libero per specifici eventuali chiarimenti.
In particolare, in caso di esito negativo per inesattezza dei dati, la segnalazione comunale originaria viene definitivamente chiusa; il Comune, ove necessiti ancora l’accertamento, invierà una ulteriore segnalazione con i dati corretti.
L’invio mensile degli esiti comunali è comunque prodotto ancorché non contenga aggiornamenti. Tutti gli inoltri sono prodotti a corredo di una lettera protocollata che attesti l’avvenuto adempimento.
E’ appena il caso di sottolineare l’importanza di fornire tempestivamente, agli Uffici provinciali dell’Agenzia del territorio, gli esiti di cui ai codici 1. 2. e 3., soprattutto per le notifiche per le quali stiano per scadere o siano già decorsi i novanta giorni, allo scopo di evitare l’avvio di una attività surrogatoria non dovuta.